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突撃☆隣の会社の会議【ヤフー編】 会議を減らして、ホワイトボードを使い倒す!

Lifehack

こんにちは、ホワイトボードの会議メモを1クリック簡単シェアできるアプリ『Boarding』担当の田淵です。『Boarding』をよりビジネスシーンでも活用していただくために、さまざまな企業のホワイトボード活用術を取材していきたいと思います。

記念すべき第1回の訪問先は、ヤフーさん。メディアサービスカンパニーニュース本部企画部部長で、「Yahoo!ニュース」のサービスマネージャーも担当されている有吉健郎さんと、マーケティング&コミュニケーション本部プロモーション推進部でYahoo!ニュースのプロモーションを担当している内山紀明さんに、ヤフーの会議スタイルとホワイトボード活用術を聞いてきました。

キャリアや働き方が多様化する「Yahoo!ニュース」

田淵:まずは、「Yahoo!ニュース」における働き方について、最近のトピックを教えて下さい。

▲株式会社リクルートキャリア 田淵敬三

有吉:2012年4月の経営体制刷新に開始した、新たな仕事にチャレンジしたい場合に、その希望を自己申告できる”ジョブチェンジ制度”が定着し、皆が自分の好きな仕事に活き活きと取り組んでいる人がどんどん増えています。私自身も「Yahoo!ファイナンス」から、ニュースの仕事がやりたくて異動してきました。

▲ヤフー株式会社 メディアサービスカンパニーニュース本部企画部部長 有吉健郎さん

内山:新卒入社も多いのですが、中途入社者もいろんなバックグラウンドの人がいるので、意見や考え方もさまざまで面白いです。

▲ヤフー株式会社 マーケティング&コミュニケーション本部プロモーション推進部 内山紀明さん

有吉:Yahoo!ニュースの取り組みやそこで働く人たちをもっと世に出していこうと「news HACK」という「Yahoo!ニュース」のスタッフブログを立ち上げました。それまでメンテナンスの報告だけだったのを、「Yahoo!ニュース」にたずさわっている人たちの気づきや発見、数十万PV出た記事や数多くシェアされた記事の舞台裏などを書いています。

例えば、「“イエメン→イケメン”……Yahoo!ニュースの見出し『空目』はなぜ起こる?」というようなユーザーの声を拾い上げるような記事や、

「24時間体制の職場での時短勤務は『申し訳ない』ことなの? Yahoo!ニュース社員の本音を聞いてみた【ニュース×働く】」といった時短勤務メンバーのインタビューなどを記事を出しています。

ホワイトボードで共有し合う「Yahoo!ニュース」の会議文化

田淵:会議で、「Yahoo!ニュース」ならではの文化だと思うことは何ですか?

有吉:「Yahoo!ニュース」には、夜の22時から朝までニュースを更新している夜勤の編集者もいます。多様な働き方や勤務時間帯で働く人がいるので、ホワイトボードで会議をするのは、同じ方向に向くために必要なことだと考えています。

メンバーのバックグラウンドがバラバラなので、共通認識を持つために活用していますね。チームで目標を達成したときに、インセンティブでもらったのは席で使えるサイズのホワイトボードでしたし(笑)。

田淵:社内にホワイトボードや付箋で共有し合う文化が根付いてるんですね。

有吉:そうなんです。経緯を見るためにしばらく残しておきたいときは、ホワイトボードに「消さないで」と書いたり、PVを後から書き足したりすることもありますよ。

田淵:「Yahoo!ニュース」は会議多いんですか?

有吉:人にもよりますが、僕らのような企画職よりの職種の人たちは多い傾向にあります。ヤフー全体でも、もっと会議を減らしていくような風潮にあります。ただ、ホワイトボードで話すような、ブレスト的な打ち合わせは積極的にやるべきだという流れになっています。

内山:定例は必要最小限の人数にしたり、回数を減らすなど減らしていくけど、コミュニケーションは増やして、業務の効率化を図っているかんじですね。

田淵:勤務時間帯や場所の違うメンバーとのコミュニケーションはどんなツールを使っていますか?

有吉:チャットを使って資料や会話を共有したり、確認したりしています。ヤフー独自のツールがあって、社内最適化されてるんです。社員の氏名で検索できたり、画像がエンベッドできたりなどと外部サービスとも連携されてます。会議も記録を撮りながら共有できるので、地方にいる編集スタッフともテレビ会議しながら、ホワイトボードの画面を撮影して送ったりしています。アプリや記録用のWikiもあります。

田淵:イントラネット的なものなのですか?

有吉:そうです。全社朝礼で使ったパワポのスライドを貼っていったりもよくします。あとでも見ても内容が追えて、記録にもなるので。

特に「Yahoo!ニュース」トピックス編集部では、コミュニケーションが生命線ですから、事件や災害などのときもここにアクセスして、編集者がどの案件を選択して対応しているかもわかるので、緊急時もこれを使っています。

内山:ホワイトボードでのコミュニケーションに関する社内研修も実施されています。外部からプロを招くこともあるし、社内のエキスパートに頼むときもある。教育用のプログラムとして取り組んで、社員のコミュニケーションスキルを引き上げ、風通しをよくしてるんですね。

有吉:個別でのやりとりもできるし、ダイレクトメッセージも送れます。コメントにはいいね!もつけられますよ(笑)。

田淵:完成度高いですね。外販もできそうです(笑)。議事録はどうしてますか?

有吉:ホワイトボードを使うときは画面を撮影してメールで送って終わりというのが多いですね。資料を作りこんでる暇があったら議論するとか、キャプチャに書き込むほうが効率的ですし。

内山:最終的に決まったら資料を作ればいいし、それより1:1で話す時間を作ったほうが前に進める。もともとホワイトボードがないところに設置してから、議論をする文化ができて突然偉い人が混ざってきて話し合いが始まるっていうこともありますね。

有吉:昨年、衆議院が解散したときって、公示日まで2週間しかなかったじゃないですか。突然決まったので、フロアにスペースを区切って 衆議院選挙プロジェクトのコーナーを作りました。その間は、ずっと記録をホワイトボードを残していた。そのときの様子も「news HACK」で伝えています。エンジニアも制作もみんな一体となって取り組んでました。

手早く議事録を共有できる「Boarding」も活用

田淵:Boarding』はどのように活用してもらってるのでしょうか?

内山:僕が議事録を送ってくるときに、『Boarding」を使ってるので、自然に広まったというかんじです。ホワイトボードを撮ってすぐ共有したいとき、参加者全員に一斉に送れるので便利ですね。

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有吉:パワポをホワイトボードに映して書き込みすると便利だよね。で、それは残せないから撮影して共有すると。

田淵:ありがとうございます!これからも使いやすいように試行錯誤していくので、いろいろ意見を聞かせてください。

『Boarding』会議のホワイトボード 撮った瞬間、出席者に送れます!

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